Zaproszenia ślubne a potwierdzenie obecności – jak ustalić termin i sformułować prośbę do gości?

Zaproszenia ślubne powinny wskazywać termin odpowiedzi, sposób kontaktu i informację, czego dotyczy potwierdzenie. Datę ustalcie przed terminem przekazania liczby gości sali, zostawiając czas na przypomnienia. Jak napisać prośbę, żeby zamiast „raczej będziemy” otrzymać deklarację, którą możecie wpisać do końcowego zestawienia?

Sala czeka na liczbę gości – ile czasu zostawić sobie na odpowiedzi?

Termin odpowiedzi dla gości ustalcie wcześniej niż datę przekazania ostatecznej liczby uczestników sali. Jeśli sala czeka na zestawienie do 10 sierpnia, możecie poprosić bliskich o decyzję do 1 sierpnia. Tak ustaloną datę uwzględnijcie od początku w projekcie papeterii, obok danych do kontaktu.

Kiedy wybieracie zaproszenia ślubne z oferty artMA, sprawdźcie, gdzie zmieści się prośba o odpowiedź wraz z terminem i numerem telefonu – tak, żeby goście łatwo odnaleźli ją ponownie. Najlepiej przeznaczyć na nią osobny fragment tekstu lub bilecik. Nie chowajcie terminu w długim akapicie o prezentach, noclegu i dojeździe.

Zanim zatwierdzicie datę, porównajcie również ustalenia z hotelem i przewoźnikiem. Jeśli rezerwację pokoi trzeba potwierdzić wcześniej niż liczbę posiłków, uwzględnijcie to w prośbie do gości. Możecie przyjąć wspólny, wcześniejszy termin albo osobno zebrać deklaracje dotyczące noclegu.

„Prosimy o potwierdzenie” – jakiej odpowiedzi właściwie oczekujecie?

Poproście o wiadomość zarówno osoby, które przyjadą, jak i te, które nie mogą uczestniczyć w weselu. Samo „potwierdzenie obecności” może sugerować, że odezwać mają się wyłącznie chętni. Tymczasem bez odpowiedzi nie wiecie, czy ktoś odmawia, zapomniał o terminie, czy nadal układa plan wyjazdu.

Wybierzcie prostą prośbę, która pasuje do tonu zaproszenia. Możecie napisać:

„Prosimy o informację do 1 sierpnia, czy będziecie z nami w tym dniu. Odpowiedź przekażcie Annie: [numer telefonu]”.

Jeśli wolicie cieplejszy, mniej formalny ton:

„Dajcie nam znać do 1 sierpnia, czy dołączycie do świętowania. Napiszcie również wtedy, gdy nie możecie przyjechać. Czekamy na wiadomość pod numerem [numer telefonu]”.

Gość, który musi ustalić urlop, powinien wiedzieć, ile czasu ma na decyzję.

Jedna koperta, kilka osób – czy „będziemy” wystarczy?

Przy zaproszeniach dla rodzin zbierajcie informacje o konkretnych osobach. Ogólne „będziemy” nie zawsze oznacza przyjazd wszystkich adresatów. Jeśli zaprosiliście dwoje dorosłych i dwoje dzieci, taka odpowiedź może dotyczyć całej czwórki albo samych rodziców.

Żeby uniknąć kolejnej rundy pytań, dopiszcie na bileciku lub w formularzu:

„Prosimy o wiadomość do 1 sierpnia, kto z osób wymienionych na zaproszeniu weźmie udział w weselu”.

Gdy zapraszacie kogoś z osobą towarzyszącą, rozdzielcie potwierdzenie jej udziału od podania nazwiska do winietki. Jeżeli harmonogram zamówienia papeterii na to pozwala, dane możecie uzupełnić później. Od razu ustalcie jednak, czy rezerwujecie jedno, czy dwa miejsca.

Dopytajcie również, czy odpowiedź dotyczy ceremonii, wesela, czy obu części. Bliska osoba może przyjść na ślub, ale nie zostać na przyjęciu. Krótkie pytanie „Czy będziecie też na weselu?” pozwoli poprawnie policzyć miejsca i posiłki.

SMS, telefon czy formularz? Jak najwygodniej zebrać odpowiedzi?

Wybierzcie sposób kontaktu, który będzie prosty dla gości i pozwoli Wam zachować porządek w deklaracjach:

• SMS – zostawia zapis ustaleń i pozwala odpowiedzieć w dogodnej chwili; obok numeru podajcie imię osoby odbierającej wiadomości;
• telefon – ułatwia rozmowę z bliskimi, którzy wolą zadzwonić; po połączeniu od razu zanotujcie, kto przyjedzie;
• formularz – pomaga osobno zebrać informacje o weselu, noclegu i transporcie; ograniczcie go do pytań, których rzeczywiście potrzebujecie.

Jeśli na karcie umieszczacie kod QR do formularza, dodajcie również numer telefonu. Gość powinien móc przekazać decyzję także wtedy, gdy nie chce korzystać z formularza. Przed drukiem sprawdźcie, czy da się go otworzyć i wysłać bez logowania na dodatkowe konto.

Ustalcie też z rodzicami, co robią z odpowiedziami przekazanymi podczas rodzinnych rozmów. „Ciocia mówiła, że przyjedzie” nie powinno pozostać wyłącznie w czyjejś pamięci. Jedna aktualna lista ograniczy ryzyko, że tę samą osobę policzycie dwa razy albo pominiecie.

Termin minął, a odpowiedzi brak – co napisać bez niezręczności?

Wyślijcie krótkie przypomnienie z konkretną datą i wyjaśnieniem, dlaczego potrzebujecie decyzji. Brak kontaktu nie oznacza automatycznie odmowy. Ktoś mógł odłożyć zaproszenie, przeoczyć termin albo sądzić, że odpowiedź przekazał już jego partner.

W takiej sytuacji możecie napisać:

„Cześć! Zamykamy listę gości i nie mamy jeszcze Waszej odpowiedzi. Dajcie proszę znać do czwartku, czy będziecie z nami na weselu. Musimy przekazać sali ostateczną liczbę osób”.

Jeśli usłyszycie „jeszcze nie wiemy”, określcie, do kiedy możecie poczekać:

„Rozumiemy. Do 5 sierpnia możemy jeszcze poczekać, ale później musimy potwierdzić liczbę miejsc. Czy do tego dnia będziecie mogli podjąć decyzję?”.

Dodatkowy termin musi mieścić się w Waszych ustaleniach z salą. Gdy po przypomnieniu nadal nie ma odpowiedzi, spróbujcie zadzwonić. Bezpośrednia rozmowa może szybciej wyjaśnić sytuację niż kolejne wiadomości.

Na liście rozróżniajcie trzy statusy: przyjadą, nie przyjadą, czekamy na decyzję. „Raczej tak” pozostaje w ostatniej grupie do czasu jednoznacznej deklaracji. Dzięki temu podczas rozmowy z salą będziecie wiedzieć, ile osób potwierdziło udział na pewno.